Pourquoi partir du coût de la tâche
Beaucoup de projets informatiques démarrent par l'outil : on achète un logiciel, puis on cherche ce qu'il pourrait améliorer. Quand l'outil déçoit, il ne reste qu'une facture et des équipes lassées. Ce qu'on entend souvent dans ce cas : « On a investi dans un ERP il y a deux ans, il ne nous a rien automatisé. »
La méthode de l'enveloppe d'impact prend le chemin inverse. Elle chiffre d'abord ce que coûte une tâche aujourd'hui, en temps et en argent. Ce chiffre sert ensuite à décider combien investir, et dans quel ordre.
Étape 1 : lister les tâches récurrentes
Demandez à chaque personne concernée de noter, sur une semaine type, les tâches qu'elle refait sans cesse. Dans un service administratif, on retrouve presque toujours les mêmes :
- ressaisir des données d'un fichier ou d'un outil à un autre ;
- rapprocher des tableurs qui ne donnent plus le même chiffre ;
- contrôler un chiffrage, une facture ou un bon de commande avant envoi ;
- préparer le même reporting chaque semaine ou chaque mois ;
- relancer des clients ou des fournisseurs.
Pour chaque tâche, notez trois valeurs : le temps passé par semaine, le nombre de personnes qui la font et le nombre de semaines travaillées dans l'année. Une estimation honnête suffit ; vous l'affinerez plus tard.
Étape 2 : calculer l'enveloppe d'impact
L'enveloppe d'impact d'une tâche se calcule ainsi : heures passées par an, multipliées par le coût horaire chargé des personnes qui la font.
Le coût horaire chargé correspond au coût annuel employeur du poste (salaire brut et cotisations patronales), divisé par les heures réellement travaillées. Pour un temps plein à 35 heures, la durée légale annuelle est de 1 607 heures. Votre service paie connaît le chiffre exact.
Exemple fictif, pour illustrer la méthode
Cinq personnes d'un service administratif passent chacune deux heures par semaine à rapprocher des tableurs. Sur 45 semaines travaillées, cela fait 450 heures par an.
Avec un coût horaire chargé de 35 euros, hypothèse retenue pour l'exemple, l'enveloppe d'impact atteint 15 750 euros par an. Ces chiffres sont inventés ; refaites le calcul avec les vôtres.
L'enveloppe ne promet aucun gain. Elle dit ce que la tâche coûte aujourd'hui, et donc ce qu'il serait déraisonnable de dépasser pour l'automatiser.
Ajouter le coût des erreurs
Le temps n'est pas le seul coût. Une manipulation manuelle peut faire partir une offre ou une facture avec un mauvais montant. Ce qu'on entend souvent : « Une erreur de copier-coller dans un tableur, et une offre part au tiers de son prix. »
Ce risque se chiffre mal à l'avance. Notez simplement, à côté de l'enveloppe, les tâches où une erreur a déjà coûté cher. Elles remontent dans la liste des priorités, même avec un volume d'heures modeste.
Étape 3 : prioriser
Classez ensuite les tâches selon quatre critères :
- L'enveloppe d'impact : plus elle est haute, plus la tâche mérite d'être traitée tôt.
- La stabilité des règles : une tâche qui suit toujours la même logique s'automatise mieux qu'une tâche qui demande un arbitrage à chaque fois.
- La disponibilité des données : si les informations sont déjà dans un fichier ou un outil accessible, le premier pas est court.
- Le coût d'une erreur : chiffrage, facturation et paie passent devant un reporting interne.
Retenez une seule tâche pour commencer. Mesurez le temps passé avant, automatisez, mesurez le temps passé après. Le ROI réel se lit dans cet écart, et il vous donne de quoi défendre la tâche suivante.
Présenter le calcul à la direction
Ce tableau de tâches, d'heures et d'enveloppes est un bon support pour un comité de direction. Il montre le problème en euros, propose un premier périmètre limité et fixe un critère de réussite mesurable.
La page présenter un projet IA à votre comité de direction détaille ce que le comité doit trancher. Pour le coût de la montée en compétence des équipes, voyez combien coûte une formation IA en entreprise.